Waarom versnippering je meer tijd kost dan je denkt

Even die mail beantwoorden.

Nog snel een afspraak verzetten.

Een document opzoeken voor een klant.

Iemand terugbellen.

En voordat je verdergaat nog even controleren of die ene actie inmiddels is uitgevoerd.

Het zijn allemaal kleine dingen. Vijf minuten hier, tien minuten daar. Opgeteld lijkt het misschien niet eens zoveel.

Toch kunnen juist al die kleine werkzaamheden ervoor zorgen dat je aan het einde van de dag denkt: waar is mijn tijd eigenlijk gebleven?

Het probleem zit niet altijd in de hoeveelheid werk.

Het zit vaak in de versnippering.

Kleine taken vragen meer dan alleen tijd

Een mail beantwoorden kost misschien maar vijf minuten.

Maar voordat je die mail kunt beantwoorden, moet je soms eerst terugzoeken wat er eerder is afgesproken. Een document openen. In je agenda kijken. Iets navragen. En daarna bedenken welke vervolgactie nodig is.

Vervolgens moet je weer terug naar het werk waar je daarvoor mee bezig was.

De taak zelf was klein. Alles eromheen niet.

Dat maakt versnippering verraderlijk. Je agenda kan op papier best ruimte hebben, terwijl je werkdag toch voortdurend wordt onderbroken door kleine dingen die tussendoor aandacht vragen.

Versnippering zit op meer plekken dan je denkt

Het gaat bovendien niet alleen om je tijd.

Ook informatie kan versnipperd raken.

Een afspraak staat in je agenda. De aanvullende informatie staat in een mail. Een wijziging kwam binnen via WhatsApp. Het document staat ergens in OneDrive en de laatste stand van zaken zit vooral in jouw hoofd.

Zolang je bedrijf klein is, lukt het vaak nog wel om dat allemaal zelf bij elkaar te houden.

Maar zodra er meer klanten, projecten en terugkerende werkzaamheden bijkomen, wordt dat steeds lastiger.

Je bent dan niet alleen bezig met het uitvoeren van werk, maar ook met onthouden, zoeken, schakelen en opvolgen.

En juist dat kost ongemerkt veel tijd en energie.

Uitbesteden lost versnippering niet automatisch op

Een logische stap is om werkzaamheden uit te besteden.

Maar ook dan kun je versnippering houden.

Als je steeds losse taken overdraagt, blijf jij degene die moet bepalen wat er moet gebeuren.

Je moet de opdracht geven, informatie aanleveren, vragen beantwoorden, controleren of iets is uitgevoerd en vervolgens bedenken wat de volgende stap is.

Dan is er wel iemand die taken van je overneemt, maar de regie blijft volledig bij jou liggen.

Dat kan prima werken voor een aantal duidelijke, afgebakende werkzaamheden.

Maar wanneer er steeds meer terugkerend werk ontstaat, kan een andere vorm van ondersteuning veel meer rust geven.

Van losse taken naar operationele ondersteuning

Bij operationele ondersteuning gaat het niet alleen om het uitvoeren van een lijstje.

Degene die je ondersteunt, kent steeds beter de context van je bedrijf.

Welke klanten spelen er? Welke afspraken zijn gemaakt? Wat moet worden opgevolgd? Welke werkzaamheden keren iedere maand terug? Waar staat de informatie? En wat heeft prioriteit?

Daardoor hoef je niet iedere taak opnieuw uit te leggen of apart uit te zetten.

Een goede operationele ondersteuner kan zelf zien dat een actie nog openstaat, een afspraak voorbereiden, informatie verzamelen, iets opvolgen of signaleren dat er ergens een losse eind blijft liggen.

Je verschuift dan van:

‘Wil je dit even voor me doen?’

naar:

‘Dit onderdeel mag jij bewaken.’

En dat is een wezenlijk verschil.

Minder overdrachtsmomenten, meer overzicht

Hoe meer iemand van jouw bedrijf weet, hoe minder tijd je kwijt bent aan steeds opnieuw uitleggen en overdragen.

Dat betekent niet dat je nergens meer naar hoeft om te kijken.

Wel dat verantwoordelijkheden duidelijker verdeeld kunnen worden.

Bijvoorbeeld: niet iedere keer vragen of iemand een bepaalde klantmail wil beantwoorden, maar afspraken maken over welke klantvragen zelfstandig afgehandeld mogen worden.

Niet steeds losse afspraken laten inplannen, maar het agendabeheer structureel bij iemand neerleggen.

Niet na iedere vergadering zelf alle acties bewaken, maar iemand verantwoordelijk maken voor de opvolging.

Daarmee verdwijnen veel van die kleine overdrachtsmomenten uit je werkdag.

Eerst kijken waar de versnippering zit

Je hoeft daarvoor niet meteen je halve bedrijf uit handen te geven.

Begin eens met kijken naar je eigen werkweek.

Welke kleine werkzaamheden komen steeds terug?

Waar word je gedurende de dag steeds voor onderbroken?

Welke informatie moet je regelmatig opzoeken?

Welke acties blijven in je hoofd zitten omdat jij degene bent die eraan moet denken?

En welke taken draag je nu misschien al over, maar vragen alsnog veel aansturing van jou?

Daar zit vaak de eerste winst.

Soms is een duidelijke werkafspraak voldoende. Soms helpt het om informatie beter te organiseren of een werkproces vast te leggen.

En soms is het logischer om een onderdeel van de dagelijkse operatie niet langer taak voor taak uit te besteden, maar er iemand structureel verantwoordelijk voor te maken.

Hoe ik daar zelf naar kijk

Binnen Fillinggaps werk ik al jaren met maandpakketten voor terugkerende ondersteuning.

Daarbij merk ik steeds duidelijker hoeveel verschil het maakt wanneer ik voldoende tijd krijg om een klant en het bedrijf echt te leren kennen.

Ik kan natuurlijk een losse afspraak inplannen, een mail beantwoorden of een document verwerken.

Maar mijn toegevoegde waarde wordt groter wanneer ik ook weet waarom iets gebeurt, wat eraan voorafging en wat er daarna nodig is.

Dan kan ik verbanden leggen, vooruitdenken, opvolgen en signaleren.

Niet alleen uitvoeren wat er op dat moment gevraagd wordt, maar een deel van het operationele werk daadwerkelijk uit handen nemen.

Dat is ook waarom ik binnen Fillinggaps steeds bewuster onderscheid maak tussen praktische ondersteuning voor een aantal duidelijke terugkerende werkzaamheden en bredere operationele ondersteuning waarbij ik meer verantwoordelijkheid kan nemen.

Niet omdat het één beter is dan het ander.

Maar omdat de hoeveelheid tijd en context bepaalt hoeveel je daadwerkelijk kunt overdragen.

Tot slot

Een volle werkweek wordt niet altijd veroorzaakt door een paar enorme taken.

Vaak zijn het juist de tientallen kleine dingen eromheen.

De mailtjes. De reminders. De afspraken. Het zoeken. Het navragen. Het onthouden. Het opvolgen.

Los van elkaar stellen ze weinig voor.

Samen kunnen ze een behoorlijk deel van je werkdag bepalen.

Dus als je merkt dat je voortdurend bezig bent, maar te weinig toekomt aan het werk waar jij zelf voor nodig bent, kijk dan niet alleen naar wat je kunt uitbesteden.

Kijk ook naar wat je niet langer zelf wilt hoeven aansturen.

Want echte operationele ondersteuning gaat wat mij betreft niet alleen over taken overnemen.

Het gaat erom dat jij er ook minder aan hoeft te denken.

 

Klaar voor meer rust en ruimte?

Bekijk mijn dienstenpagina of neem direct contact op voor een eerste kennismaking.

TERUG NAAR ALLE KENNISARTIKELEN